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高效人士必备的四个模块化思维

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什么是模块化思维?

模块化思维是指我们不能把工作看成是一锅浆糊,不分主次;而是要根据自己工作职责和内容的特点,把自己的工作内容切分成相对独立的一些模块,然后根据模块的特点和重要性来采用不同的处理方式,高效地把工作做好,同时节约出宝贵的时间。

模块化思维的好处是非常多的,主要有以下几个方面:

1)帮助我们把复杂的工作分解,分而做之,降低难度;

2)帮助我们更好把握工作中的重点和主次,合理分配时间和精力。

怎样把工作模块化?

这里给大家介绍两种方法来把工作模块化:

1)要素法:是指工作由一些相对独立的要素单元组成。

这个方法尤其对于工作内容比较多,同时比较散,没有统一流程把这些工作内容串起来的工作比较适用。比如,秘书或行政等工作,特别适合用要素法来模块化。通过把工作内容相似的部分进行合并同类项,我们就能把工作内容模块化。

2)流程法:是指工作内容由一个工作流程串起来。

这个方法尤其对于工作内容比较流程化,没有太多无关的内容的工作比较适用。比如,研发或生产等工作,特别适合用流程法来模块化。通过把工作内容按照能不能产生相对独立的阶段性成果进行分类,我们就能把工作内容模块化。

如何利用模块化思维提高工作效率和进行时间管理?

当我们把工作模块化之后,我们就可以采用一些方法对工作模块进行高效处理了,这时我们需要用到一些非常重要的思路:

1)分类思路:把工作模块进行分类,不同分类的工作模块采用不同的处理方式。我们一般分类的标准有两条:

a)工作模块“重要”还是“一般”;

b)工作是需要“协作”还是“独立”完成。利用这两条标准,我们就可以形成一个“2X2”分类矩阵:

2)四种策略:上面的“2X2”矩阵已经把四种策略写出来了,接下来给大家详细的讲讲。

策略1-整块时间:对于“重要-独立”型模块,由于很重要而且需要独立完成,这个时候往往需要你拿出整块的时间才能完成,所以你千万不能用零散时间来做这部分工作。

策略2-互动并行:对于“重要-协作”型模块,由于很重要而且需要和别人协作,所以你还是要拿出来相当的时间和精力来做的,但是如果你能进来和对方并行协作,也就是你们在互动过程中尽量进行分工,然后同时推进,这样可以给你节省大量时间。

策略3-外包并行:对于“一般-协作”型模块,由于不是很重要而且需要和别人协作,所以你这时首先要利用外包策略,即看看对方能否帮你完成这部分内容或者尽快完成你需要完成的部分把剩下的工作交给对方,同时尽量让你的工作和对方并行,这些会给你省出大量的时间。举个例子,假设你是总监秘书,总监让你收集一下各个部门的报告,这时你就可以尽快的发邮件和短信通知各部门尽快准备报告资料,相当于你就把这个事情外包出去了,而且你发完邮件之后,就可以去并行处理很多其他事情了。

策略4-零散时间:对于“一般-独立”型模块,你完全可以利用离散时间进行完成。这些工作千万别占用你自己的整块时间,比如:回复邮件这种事情,很多人的习惯并不好,一上班就把邮箱打开,来一封邮件回一封邮件,自己的工作不断被邮件打断。你还不如设定几个回复邮件的时间点,比如:上午9点-9点半,中午11半-12点,这样你可以腾出至少两个小时的整块时间。



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